Kontrakt Fixed Price czy Time & Material?

Kontrakt Fixed Price czy Time & Material?

Kontrakt Fixed Price to kontrakt na dostarczenie usługi lub produktu, gdzie z góry określona jest cena, zakres oraz czas trwania projektu. Pomimo tego, że kontrakt z góry definiuje bazowy zakres produktu/usługi, to zmiany zakresu są dość częste zwłaszcza w projektach IT, dlatego też kontrakt określa formalny proces zlecania zmian (change requests).

Kontrakt Time&Material to kontrakt, w którym strony ustalają stawki godzinowe za określone zasoby lub stawki za jednostkę materiału, a następnie w regularnych cyklach, np. miesięcznych następuje rozliczenie wykorzystanych zasobów i materiałów na podstawie dostarczonego na koniec okresu zestawienia. W przypadku usług informatycznych takie zestawienie (timesheet) zawiera liczbę przepracowanych godzin w miesiącu przez poszczególne osoby w zespole, czasami dodatkowo rozbite na zadania.

Plusy i minusy obu typów kontraktu

Kontrakt Fixed Price

Plusy

  • część ryzyk przerzucana jest na dostawcę i można lepiej kontrolować budżet,
  • możliwość porównania ofert od różnych dostawców dla tego samego zakresu prac, by wybrać tańszego dostawcę,
  • dostawca zobowiązuje się do dostarczenia etapów projektu w z góry określonym terminie, co pozwala łatwiej planować wokół tego inne działania biznesowe,
  • zapisy kontraktu i kary umowne motywują dostawcę do wysokiej wydajności i pozwalają łatwo egzekwować odszkodowanie w przypadku niedostarczenia zakresu w określonych terminach,
  • płatności dla dostawcy są po pozytywnym odbiorze etapów projektu, co dodatkowo motywuje dostawców do terminowości.

Minus

  • dostawca może dorzucić zbyt duże bufory na ryzyka i klient przepłaci za usługę,
  • dostawca może obniżyć jakość, by dostarczyć wszystkie funkcjonalności w określonym w kontrakcie terminie,
  • wprowadzenie zmiany w zakresie wymaga formalnego procesu zlecenia zmiany,
  • zmiany harmonogramu mogą wymagać aneksowania kontraktu,
  • obsługa kontraktu wymaga większych narzutów niż przy T&M, bo trzeba procesować formalne zlecenia zmian, negocjować wyceny, czasami aneksować kontrakt,
  • opóźniony start projektu ze względu na konieczność przygotowywania dobrej definicji zakresu przed przystąpieniem do prac.

Kontrakt Time & Material

Plusy

  • łatwość wprowadzania zmian zakresu czy priorytetów bez konieczności aneksowania umowy czy procesowania formalnych zleceń zmian,
  • szybkie rozpoczęcie prac nad projektem,
  • duża transparentność tego, co robi zespół,
  • łatwiej wdrożyć metodyki Agile,
  • w wariancie T&M z dedykowanym zespołem klient ma możliwość uczestniczenia w rekrutacji członków zespołu.

Minusy

  • wszystkie ryzyka przekroczenia budżetu są po stronie klienta,
  • konieczność nadzoru zespołu, by upewnić, się, że pracuje wydajnie,
  • kontrakt wymaga regularnych płatności do dostawcy na podstawie zadeklarowanych godzin pracy niezależnie od tego, czy dostawca pracuje wydajnie oraz czy dostarcza odpowiednią jakość,
  • brak zapisów kontraktu i kar umownych pozwalających łatwo egzekwować odszkodowanie w przypadku niedostarczenia zakresu w określonych terminach.

Który kontrakt jest tańszy dla klienta?

W praktyce który kontrakt FP czy T&M będzie tańszy dla klienta zależy od wielu czynników. Można spotkać opinie, że kontrakty T&M są tańsze dla klienta niż FP, bo w kontrakcie FP są duże bufory na ryzyko, jednak bufory te mogą zostać łatwo skonsumowane przez niedoszacowaną pracochłonność lub niezidentyfikowane wcześniej ryzyka. Dodatkowo przy kontraktach FP w ramach negocjacji jest większa presja klienta na obniżenie całkowitej wyceny, więc efektywna stawka dostawcy się obniża. W kontrakcie FP dostawca ma dużą motywację, by optymalizować koszty i zwiększać wydajność zespołu, w T&M ta motywacja jest mniejsza, więc nie ma gwarancji, że zespół będzie pracował z maksymalną efektywnością i będzie dobrze zarządzany. Przy negocjacji kontraktu FP obie strony klient i dostawca robią swoje zgrubne oszacowania kosztów oraz ryzyk. Która strona ostatecznie korzystniej wyjdzie na kontrakcie FP w stosunku do swoich przewidywań jest zależne od wielu czynników, m.in.:

  • jak duże bufory na ryzyko zostały uwzględnione w wycenie,
  • jakie ryzyka faktycznie się zmaterializują w trakcie realizacji projektu – zarówno te zidentyfikowane i wycenione jak i niezidentyfikowane,
  • jakie są umiejętności negocjacyjne obu stron przy wycenach,
  • jak bardzo menedżer po stronie dostawcy potrafi zadbać o rentowność,
  • czy etapy projektu dostarczane i odbierane są terminowo i czy są kary umowne.

Jak widać ostateczny rachunek zależy od zbyt wielu zmiennych, więc nie ma więc jednoznacznej odpowiedzi co jest tańsze. Dostawca powinien raczej przeanalizować plusy i minusy obu kontraktów i zastanowić się które obszary są dla niego najistotniejsze i na podstawie tego podejmować decyzję.

Transparentność dostawcy

Kontrakty T&M cechuje transparentność dostawcy. W związku z tym, że dostawca nie ponosi zbyt wielu ryzyk w kontrakcie T&M, to nie ma żadnych obaw przed byciem w pełni transparentnym, co w konsekwencji pozwala mu na szybkie zbudowanie zaufania klienta. 

W modelu FP transparentność dostawcy też jest przydatna do zbudowania dobrej relacji z klientem. Tutaj dostawca może jednak nie chcieć być w pełni transparentny w sytuacjach, gdy dodał zbyt duże marginesy w wycenie, a ryzyka, których się obawiał się nie zmaterializowały. W tej sytuacji ujawnienie informacji o zawyżonej wycenie mogłoby negatywnie wpłynąć na zbudowane z klientem zaufanie oraz utrudnić negocjacje przy kolejnych zmianach czy projektach dla tego klienta. Z drugiej strony taka sytuacja nie zdarza się aż tak często, bo konieczność bycia konkurencyjnym na rynku wymaga od dostawcy niskich marginesów, zwłaszcza, gdy jest to pierwszy kontrakt dla tego klienta.

Który kontrakt jest lepszy dla dostawcy?

Z reguły dla dostawcy lepsze są kontrakty Time & Material z powodów:

  1. łatwiej utrzymać rentowność projektu,
  2. jest stabilność comiesięcznych płatności niezależnych od odbiorów etapów i łatwiej zachować płynność,
  3. są mniejsze narzuty na negocjowanie i obsługę kontraktu.

Jeśli jednak dostawca posiada know-how oraz gotowe rozwiązania z poprzednich projektów , które może ponownie wykorzystać, to kontrakty FP mogą być dla niego bardziej rentowne.

Kiedy klient ma uważać na marginesy w wycenie Fixed Price?

Sytuacje, kiedy klient może spodziewać się większych marginesów i zawyżonych wycen od dostawcy w kontrakcie Fixed Price:

  • mało precyzyjny zakres projektu i dużo nieścisłości,
  • integracje z systemami lub użycie komponentów czy technologii, z którymi dostawca nie miał wcześniej do czynienia,
  • mało doświadczony zespół po stronie dostawcy,
  • zlecanie prac do poddostawców (podwójne marginesy),
  • monopol dostawcy (brak konkurencji, umowy ramowe na wyłączność).

Wysokie marginesy w wycenach z reguły dotyczą tylko niektórych części zakresu, dla których dostawca zidentyfikował ryzyka znacznego zwiększenia się pracochłonności. Jeśli klient chce wziąć na siebie część ryzyk, może w tej sytuacji poprosić o wycenę w rozbiciu na poszczególne funkcjonalności, a następnie może usunąć z zakresu kontraktu FP obszary najbardziej kosztowne i na przykład zlecić dla nich jedynie analizę czy prototyp lub zlecić je w modelu T&M.

Waterfall czy Agile?

Czy FixedPrice oznacza waterfall, a Time&Material oznacza Agile? Choć w większości przypadków ta zależność jest prawdziwa, to można jednak wdrożyć elementy Agile w kontraktach FP i może się zdarzyć, że w kontrakcie T&M stosowane są elementy metodyki waterfall. Wdrożenie elementów agile w kontrakcie FP to przyrostowe dostarczanie oprogramowania w iteracjach i włączenie klienta w codzienną pracę – pomimo narzuconych dat odbioru etapów projektu kontrakt nie zabrania pracy w iteracjach i ścisłej współpracy z klientem. Wdrożenie elementów waterfall w T&M to na przykład dedykowana faza analizy zanim zespół zostanie sformowany i rozpocznie prace, czy przeznaczenie 1-2 sprintów na fazę testów akceptacyjnych, gdzie zespół nie tworzy nowej wersji produktu, ale w całości poświęca czas na poprawki błędów i wspieranie klienta przy testach.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *