10 tricków na lepszą produktywność

10 tricków na lepszą produktywność

1. Listy ToDo

Pojemność naszej pamięci jest ograniczona, a listy ToDo są efektywnym narzędziem na zwalnianie umysłu z konieczności pamiętania o zbyt wielu zadaniach do zrobienia. Listy takie najlepiej utrzymywać w różnych programach z funkcją listy ToDo. Można używać list w wersji papierowej, ale ciągła zmiana priorytetów, grupowanie oraz utrzymywanie wielu list może być kłopotliwe. Dobrą praktyką jest regularny przegląd list na przykład każdego dnia rano, kiedy to można zrobić aktualizację priorytetów i planowanie zadań na dany dzień.

2. Efektywne spotkania

Spotkania to jeden z większych „zjadaczy czasu” w korporacjach, dlatego efektywne spotkania to jeden z kluczy produktywności. Zajrzyj do tego artykułu by poczytać na ten temat.

3. Zjedz tę żabę

Zjedz tę żabę” to tytuł książki Briana Tracy, w której mówi on o tym, by najważniejsze i często najtrudniejsze zadanie zrobić jako pierwsze danego dnia. Odkładanie takiego zadania na później powoduje, że dzień zapełniamy innymi zadaniami, być może o niższym priorytecie i może nie starczyć czasu, by wykonać to ważniejsze zadanie. Po wykonaniu takiego zadania jako pierwszego, pojawia się często poczucie postępu w pracy i przypływ energii do zajęcia się innymi zadaniami.

4. Planowanie zadań w kalendarzu

Kalendarz w programie pocztowym wykorzystywany jest głównie jako miejsce do akceptowania i planowania spotkań, tymczasem powinien być wykorzystywany szerzej jako planner naszego czasu. Zadania, które planujemy wykonać na dany dzień warto zaplanować w kalendarzu z dwóch powodów: po pierwsze nikt nie ustawi nam w tym czasie spotkania i będziemy mieć czas na wykonanie zadania, po drugie będziemy wiedzieć jakie są nasze priorytety na dany dzień na podstawie kalendarza.

5. Grupowanie zadań

Grupowanie zadań to technika polegająca na grupowaniu podobnych do siebie zadań i wykonywanie ich w ciągu jedno po drugim. Przykładowo taką grupą mogą być spotkania one-on-one lub odpisywanie na maile.

6. Timeboxing

Timeboxing to metoda alokowania z góry ograniczonego czasu na dane zadanie. Timeboxing wykorzystywany jest dla przykładu w metodyce Scrum przy określaniu czasu trwania spotkań. Ograniczenie czasu powoduje, że koncentrujemy się na efektywnym jego wykorzystaniu. Jedną z technik wykorzystujących timeboxing jest metoda Pomodoro, w której dzielimy dostępny czas na interwały o stałym czasie, które są poprzedzielane krótkimi przerwami. Po zakończeniu ciągu kilku takich interwałów następuje dłuższa przerwa. Zadanie należy przerwać w momencie, gdy upływa czas przeznaczony na dany interwał, nawet, gdy nie skończyliśmy zadania.

7. Kwadrant priorytetów Coveya

Stephen Covey dzieli zadania na 4 kategorie:

  1. ważne i pilne
  2. ważne i nie pilne
  3. nie ważne i pilne
  4. nie ważne i nie pilne

Większość aktywności powinna pochodzić z kategorii 1 i 2, kategorię 3 należy ograniczać, a 4 eliminować.

Kategoria 2 w zarządzaniu to zadania, o które z reguły nikt nie pyta, ale jak się o nie nie zadba, to potem konsekwencje są poważne. Przykłady to zarządzanie ryzykiem, regularne rewidowanie planów, rozmowy z ludźmi z zespołu na temat ich rozwoju.

8. Reguła 2 minut

Reguła 2 minut mówi, że jeśli jest zadanie, które zajmie 2 minuty, by je skończyć, to warto od razu je zrobić zamiast poświęcać czas na jego priorytetyzację i zaplanowanie w późniejszym czasie. Może to być dla przykładu odpowiadanie na maila od razu po przeczytaniu, czy szybka rozmowa z pracownikiem o problemie.

9. Zasada Pareto

Bazując na zasadzie Pareto możemy przyjąć dla przykładu, że 20% działań daje 80% rezultatów, 20% błędów powoduje 80% skutków, 20% pracowników powoduje 80% problemów. Konkretne liczby są tu nie istotne, ważna jest zasada, która sugeruje, by skupiać się najpierw na tych 20% działań, które dadzą największe efekty.

10. Pełny backlog zadań

Jedną z nieefektywności w firmach jest czekanie przez pracowników na zadania, których nie ma albo nie są gotowe, by je wykonać. Aby osiągnąć pełną produktywność warto regularnie planować listę zadań do wykonania dla siebie czy zespołu, by w razie pojawienia się wolnych mocy przerobowych wiedzieć co dalej robić.