4 kroki aby usprawnić komunikację e-mailową w firmie

4 kroki aby usprawnić komunikację e-mailową w firmie

Choć e-mail ma mnóstwo zalet i jeszcze długo z nami zostanie, to intuicyjnie czujemy, że komunikacja e-mail w firmach jest mało produktywna. Zgodnie z artykułem Forbes są firmy takie jak Atos, które zmierzyły na grupie testowej 300 swoich pracowników, że 3/4 z nich spędza minimum 1/4 dnia na czytaniu maili. Problem zwłaszcza widoczny jest w dużych korporacjach, w których menedżerowie nie są w stanie na koniec dnia przeczytać i zareagować na wszystkie maile, które do nich dotarły. W takim natłoku informacji mailowej pomijają oni niektóre maile oraz czytają je wybiórczo, co powoduje, że część spraw nie jest obsłużona na czas i menedżer staje się wąskim gardłem w projektach.

Następujące 4 kroki mogą być punktem startowym optymalizacji komunikacji e-mail:

1. Przenieś komunikację grupową z maili do komunikatorów firmowych

Pomimo tego, że poczta elektroniczna nadaje do przesyłania informacji do wielu adresatów jednocześnie, to nie jest to najefektywniejsze narzędzie do prowadzenia dyskusji grupowej. Dyskusje grupowe czy to w ramach komunikacji wewnętrznej w firmie czy komunikacji z klientami coraz częściej przenoszone są na inne platformy, m.in. na komunikatory firmowe (np. typu Slack).

O ile komunikatory lepiej rozwiązują kwestię rozmów grupowych, to warto pamiętać z czego dokładnie biorą się nieefektywności komunikacji e-mailowej i tak określać nowe standardy komunikacji, by nie przenieść starych nieefektywności do nowych narzędzi.

2. Wypracuj z pracownikami dobre praktyki komunikacji mailowej

Aby przekazać wiedzę pracownikom jak efektywnie korzystać z komunikacji mailowej warto uświadomić ich jakie mogą być nieefektywności komunikacji e-mail i na podstawie tego wspólnie z pracownikami ustalić dobre praktyki, których zespół powinien się trzymać. Te dobre praktyki można umieścić w firmowej bazie wiedzy. Dla nowych członków zespołu można przeprowadzać krótkie szkolenia z tych praktyk zaraz po włączeniu ich do zespołu. Do przekazywania wiedzy na temat efektywnej komunikacji można wykorzystać zarówno spotkania całego zespołu jak i spotkania indywidualne menedżera z pracownikami.

3. Przekazuj pozytywny i negatywny feedback na bieżąco

Menedżer często występuje jako adresat lub jest dołączany w CC do większości wiadomości e-mail, jaką wysyła jego zespół, ma on więc okazję, by na bieżąco przekazywać zespołowi swoje spostrzeżenia. Jeśli drobny feedback nie zostanie przekazany od razu, z reguły nie będzie przekazany w ogóle.

4. Zacznij mierzyć jakość komunikacji

Ciężko jest ocenić postępy, jeśli nie mierzy się żadnych parametrów, które można porównać w czasie.

Przykładowe parametry, które można mierzyć dla komunikacji e-mail:

  • średnia ilość czasu spędzaną codziennie nad mailami przez pracowników,
  • ankiety wśród członków zespołu dotyczące jakości komunikacji e-mail w ich zespołach.

Przeprowadzając takie pomiary czy ankiety trzeba pamiętać, by nie wiązały się one z krytyką zespołu, ale skupiały się na usprawnieniu pracy i na obserwacji postępu.

Ilość czasu spędzaną codziennie nad mailami można przeprowadzić na grupie testowej analogicznie jak zrobił to Atos. Grupa testowa może przez pewien czas codziennie notować ile czasu spędza na czytaniu maili.

W ankietach pracownicy mogą ocenić swój zespół np. w skali 1-5 jak często widzą występowanie określonych problemów. Efekt takich ankiet firma odniesie nawet wtedy, gdy nic się nie zrobi z ich wynikami – pracownicy, którzy będą regularnie wypełniać ankiety będą sobie przypominać dobre praktyki i pomoże to im zbudować odpowiednie nawyki.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *