Checklista – efektywne spotkania

Checklista – efektywne spotkania

Prowadzenie efektywnych spotkań opiera się na trzymaniu się zestawu dobrych praktyk w trakcie przygotowania spotkania, w trakcie jego prowadzenia oraz po zakończeniu. Aby pamiętać o tych zasadach trzeba je wprowadzić w nawyk, a nawyki najlepiej buduje się powtarzając czynności regularnie i odznaczając ich wykonanie na checkliście (liście kontrolnej).

Poniżej jest lista zasad, która może być używana jako checklista, bądź może się znaleźć jako wytyczne w firmowej bazie wiedzy. Lista nie jest wyczerpująca, ale zawiera najważniejsze zasady, których stosowanie z pewnością podniosłoby standard spotkań w wielu firmach. W niektórych firmach nie jest łatwe wdrożenie tych reguł, ale nawet częściowe ich stosowanie podniesie efektywność spotkań. Coraz więcej firm wprowadza regularne spotkania lub ankiety dotyczące poprawy efektywności procesów w organizacji, warto tam wspomnieć o tych zasadach.

Checklista efektywnych spotkań

1. Agenda spotkania wysłana do uczestników

Przygotowanie i wysłanie agendy spotkania to jedna z ważniejszych jak nie najważniejsza zasada efektywnych spotkań. Przygotowanie i zapisanie agendy wymusza to, że osoba ją przygotowująca poświęci trochę więcej czasu na określenie celu spotkania oraz poszczególnych punktów do dyskusji. Przygotowanie agendy z reguły angażuje tylko jedną osobę, a w trakcie jej przygotowania może się okazać, że pewne decyzje można podjąć poza spotkaniem w węższym gronie i oszczędzić w ten sposób czas pozostałych uczestników.

Choć zdarzają się spotkania, gdzie agenda spotkania to jeden punkt, który jest rozwinięciem tytułu spotkania, to jednak dla większości spotkań taka agenda raczej nie jest wystarczająco szczegółowa. Przygotowanie szczegółowej agendy daje tę wartość uczestnikom spotkania, że mogą się oni do niego odpowiednio przygotować.

Punkty agendy z reguły można zaklasyfikować do jednej z grup:

  1. przekazanie informacji uczestnikom,
  2. podjęcie decyzji,
  3. generowanie pomysłów, brainstorming,
  4. raportowanie statusu.

Agenda powinna być wysłana do uczestników najlepiej minimum 24 godziny przed spotkaniem, by mieli oni czas na przygotowanie się, zadanie pytań czy zgłoszenie uwag do agendy bądź do listy uczestników.

2. Punkty agendy mają zaplanowany czas trwania

Dobrą praktyką jest zaplanowanie ile czasu powinny zająć poszczególne punkty agendy. To pozwala śledzić postęp spotkania względem planu i w razie czego reagować, by zmieścić się w czasie z kluczowymi punktami agendy.

Wysyłając agendę obok punktów agendy umieszczamy czas trwania danego punktu lub czas rozpoczęcia danego punktu agendy. Zaletą drugiego rozwiązania jest to, że podczas spotkania nie trzeba dodawać czasu trwania poprzednich punktów agendy by sprawdzić, czy trzymamy się zaplanowanego czasu.  Wadą jest to, że przy przekładaniu spotkania trzeba ręcznie zmieniać czas rozpoczęcia oraz nie ma jednej wspólnej godziny dla spotkań w wielu strefach czasowych.

3. Zidentyfikowani osobno kluczowi i opcjonalni uczestnicy

Umieszczając osobę jako opcjonalną w zaproszeniu na spotkanie dajemy jej prostą informację, że może ona swobodnie zaplanować inne zadania czy spotkania w tym czasie bez potrzeby komunikowania organizatorowi, że się nie pojawi.

Dodatkowo oddzielając w zaproszeniu kluczowych uczestników od opcjonalnych od razu widać od kogo trzeba otrzymać potwierdzenie uczestnictwa przed spotkaniem.

4. Potwierdzona obecność kluczowych osób

Dużym marnotrawstwem czasu są spotkania, na których nie pojawia się jedna z kluczowych osób, bez której całe spotkanie nie ma sensu. Problem z niepojawianiem się kluczowych osób na spotkaniach występuje głównie w korporacjach, małe firmy i startupy są znacznie efektywniejsze w tym zakresie. Samo potwierdzenie przez osobę obecności nie gwarantuje, że się ona pojawi na spotkaniu, ale i tak warto potwierdzać, bo pokazujemy, że oczekujemy obecności tej osoby i wcześniej dostaniemy informację o tym czy planuje być czy nie.

Zanim zaprosi się na spotkanie takiego mało dostępnego menedżera, warto zastanowić się, czy nie zrobić spotkania wstępnego bez niego. Jeśli jest on ostatecznym decydentem w jakiejś sprawie, to można zrobić spotkanie bez jego obecności, którego celem będzie przygotowanie analizy problemu wraz z rekomendowaną decyzją i jej uzasadnieniem.

Prośba o potwierdzenie może też być okazją do przypomnienia uczestnikom, by np. przeczytali jakiś dokument będący wkładem na spotkanie.

5. Spotkanie rozpoczęte o czasie

Powody by zaczynać spotkania o czasie to:

  • pomaga to trzymać się agendy i pozwala skończyć o czasie,
  • przyzwyczajasz inne osoby, że twoje spotkania zaczynają się o czasie (nawet jak w organizacji powszechne jest rozpoczynanie spotkań z opóźnieniem, to inni będą starać się respektować twoje zasady),
  • jeśli większość osób pojawia się na spotkaniu o czasie, to kazanie im czekać na spóźnialskich ich demotywuje do bycia na czas (zaczynamy więc o czasie, bo chcemy wzmacniać dobre zachowania, a nie je osłabiać).

Jeśli w momencie rozpoczęcia brakuje jakichś kluczowych osób, ale można bez nich rozpocząć dyskusję na którykolwiek z punktów agendy, warto od razu zacząć spotkanie od tego punktu.

Jeśli pracujemy z klientem, w kulturze którego ważny jest smalltalk, np. z klientem brytyjskim, trzeba się przygotować, że pierwsze kilka minut spotkania to może być luźna rozmowa nie związana z tematem spotkania, więc w tym wypadku lepiej uwzględnić czas na smalltalk niż próbować zmieniać kulturę pracy klienta. Krótki smalltalk może być też przydatny do zgłębienia relacji z zespołami rozproszonymi, które nie widzą się osobiście zbyt często. Aby uwzględnić czas na smalltalk najprościej wydłużyć czas przewidziany na pierwszy punkt agendy.

6. Sporządzona lista uczestników

Sporządzenie listy faktycznych uczestników na spotkaniu jest przydatne w przypadku konferencji telefonicznych, gdzie nie widzimy kto jest dostępny na spotkaniu i czy wszyscy kluczowi uczestnicy się już pojawili. Lista taka pozwala też określić po spotkaniu kto podejmował decyzje.

Listę uczestników warto wysłać do wszystkich obecnych po spotkaniu razem z podsumowaniem spotkania. Daję to tę wartość, że jeśli niektórzy uczestnicy nie znali się wcześniej, mogą potem sprawdzić dokładne imiona i nazwiska pozostałych uczestników, by się z nimi skontaktować – nie zawsze wszyscy uczestnicy są wymienieni w zaproszeniu elektronicznym.

7. Spotkanie prowadzone według agendy

Nie wystarczy przygotować agendę, trzeba jeszcze się jej trzymać podczas spotkania. Prowadzenie spotkania według agendy i ‚odhaczanie’ na czas kolejnych punktów agendy pokazuje uczestnikom postęp spotkania i daje poczucie efektywnej pracy. Dodatkowo świadczy to o profesjonalizmie prowadzącego i będzie on postrzegany jako osoba, którą warto w przyszłości poprosić o prowadzenie spotkań.

Ludzki umysł nie jest w stanie skupić się na więcej niż jednej rzeczy jednocześnie z maksymalną efektywnością. Branie udziału w dyskusji, to skupianie się na merytorycznej części spotkania, a pilnowanie agendy to część facylitacji i jest to skupianie się na efektywnym procesie. Jeśli prowadzący spotkanie zamierza wziąć udział w merytorycznej dyskusji, może ucierpieć pilnowanie agendy. Jeśli jest to możliwe warto wtedy wyznaczyć osobnego facylitatora.

8. Sporządzone notatki ze spotkania

Notatki ze spotkania to oprócz stworzenia i trzymania się agendy kolejny ważny element efektywnych spotkań. Ludzka pamięć jest ułomna, notatki utrwalają to co faktycznie zostało powiedziane i ustalone na spotkaniu – różnice zdań mogą się pojawić zwłaszcza dla spotkań pomiędzy usługobiorcą a usługodawcą.

Zapisywanie notatek wspomaga skupienie się na podejmowaniu decyzji oraz identyfikowaniu działań i przypisywaniu odpowiedzialności. Notatki ze spotkania powinny zawierać:

  • listę decyzji podjętych na spotkaniu,
  • przypisania zadań zawierające informacje KTO robi CO i na KIEDY.

Czasami dyskusja nie zmierza do podjęcia decyzji ani przypisania odpowiedzialności, a czas przeznaczony na dany punkt agendy się kończy. W tej sytuacji warto zadać na forum pytanie, czy grupa jest w stanie podjąć jakąkolwiek decyzję cząstkową lub zaplanować zadanie, które przybliży do podjęcia ostatecznej decyzji. Może być też konieczność zaplanowania osobnego spotkania na podjęcie tej decyzji.

9. Spotkanie zakończone o czasie

Kończenie o czasie ściśle powiązane jest z zaczynaniem o czasie. Jeśli oczekujesz od uczestników, że pojawią się na twoim spotkaniu na czas, nie powinieneś ich zatrzymywać dłużej niż zaplanowane, bo mogą właśnie zaczynać kolejne spotkanie.

W korporacjach powszechne jest, że menedżerowie mają pełny kalendarz, w którym spotkania zaplanowane są jedne po drugich bez przerw między nimi (tzw. spotkania back-to-back). Ustawianie spotkań back-to-back powoduje, że znacząco zwiększa się ilość spóźnień na spotkania. Częściowym rozwiązaniem tego problemu jest ustawianie spotkań tak, by kończyły się np. 15 minut przed pełną godziną lub 15 minut po pełnej godzinie (wtedy inne osoby nie zaplanują spotkania o równej godzinie z powodu konfliktu). Przestawianie tych czasów wymaga często małej niedogodności, czyli ręcznej zmiany czasu spotkania, bo wiele programów do zarządzania kalendarzem domyślnie sugeruje spotkania będące wielokrotnością slotu półgodzinnego i zaczynające się w połowie lub o pełnych godzinach.

10. Notatki ze spotkania wysłane po spotkaniu

Notatki ze spotkania powinny być wysłane do wszystkich uczestników spotkania nie później niż 24 godziny po spotkaniu, a najlepiej tego samego dnia.

Wysyłając notatki dobrze jest poprosić wszystkich uczestników, by zweryfikowali oni te notatki i odpowiedzieli jak najszybciej w przypadku nieścisłości. Informacja ta skłoni uczestników do szybszego zajrzenia do notatek i zaplanowania sobie zadań, jeśli były im przypisane.

11. Follow-up wykonane

Follow-up to aktywne dopilnowywanie, że zaplanowane na spotkaniu akcje są faktycznie wykonywane przez osoby odpowiedzialne. Warto zadać osobom odpowiedzialnym pytanie jeszcze przed planowanym terminem, czy wyrobią się z zadaniem. Takie pytanie może spowodować, że zaplanują oni prace nad zadaniem zaraz po tej rozmowie, co zwiększa szansę wykonania zadań na czas.

W przypadku spotkań powtarzanych regularnie, np. spotkania statusowe z prac w projekcie, followupy często są osobnym punktem agendy, gdzie omawia się akcje z poprzedniego spotkania. Omawianie followupów na forum jest to efektywna metoda zmotywowania osób odpowiedzialnych za realizację zadań, do wykonania ich na czas przed kolejnym spotkaniem.