Spotkania One-on-One

Spotkania One-on-One

W badaniu Gallup’a z 2015 wyszło, że 50% ankietowanych w którymś momencie swojej kariery odeszło z pracy z powodu bezpośredniego menedżera, inne badanie Gallup’a wykazało, że menedżer ma wpływ na 70% zaangażowania pracownika. Nie przywiązując się zbytnio do liczb, spotkania 1-on-1 są bardzo wartościowym narzędziem dla menedżera, by zadbać o zadowolenie i zaangażowanie pracowników oraz dobre relacje z nimi.

Spotkania 1-on-1 (One-on-One) to regularne spotkania między menedżerem a bezpośrednio mu podległymi pracownikami. Prowadzone są one indywidualnie z każdym z pracowników.

Celem tych spotkań jest:

  • zbudowanie głębszej relacji menedżera z pracownikiem poprzez regularną i szczerą rozmowę,
  • wczesne wykrywanie i adresowanie potencjalnych problemów,
  • poznanie wartości, motywacji i osobowości członka zespołu, by lepiej dopasowywać zadania i zakres odpowiedzialności,
  • zidentyfikowanie usprawnień jakie można wprowadzić, by pracownik efektywniej wykonywał swoją pracę,
  • przekazywanie pozytywnego i negatywnego feedbacku pracownikowi,
  • zbieranie feedbacku na temat pracy menedżera, firmy, klientów,
  • coaching i rozwój pracownika.

Koncentruj się na pracowniku

Spotkanie to jest zorientowane wokół pracownika jako osoby, a nie wokół projektu, w którym pracuje. Można poruszać tematy projektowe, ale trzeba rozmowę nakierowywać na rozwiązanie konkretnych problemów pracownika oraz przedyskutowanie jego oczekiwań rozwojowych. Odpowiedzialnością menedżera jest pilnowanie, by to spotkanie nie przerodziło się w status projektu i zadań.

Logistyka

Spotkania 1-on-1 powinny trwać około pół godziny i być przeprowadzane regularnie raz na 1-3 tygodni. Spotkania z nowymi osobami w zespole warto robić na początek raz na tydzień, by jak najszybciej odpowiedzieć na ich pytania i wątpliwości, które nie pojawiły się w procesie onboardingu. Z doświadczonymi specjalistami można prowadzić je rzadziej.

Istotną rzeczą jest, by spotkania były zaplanowane w kalendarzu z wyprzedzeniem. Spotkanie umieszczone w kalendarzu menedżera daje sygnał pracownikowi, że ta rozmowa jest istotna dla menedżera, daje mu też możliwość wcześniejszego przygotowania się do niej. Zaplanowanie spotkań w kalendarzu zapewni, że regularnie porozmawiamy z wszystkimi osobami w zespole, zwłaszcza z tymi zamkniętymi w sobie i mniej skłonnymi do zgłaszania problemów.

1-on-1 to spotkanie indywidualne, więc dobrze jest przeprowadzić je w zamykanym pomieszczeniu lub salce konferencyjnej. Jeśli jest problem z dostępnością pomieszczeń, można porozmawiać w mniej odosobnionym miejscu, jeśli da się zapewnić, że nikt obok nie będzie mógł się przysłuchiwać rozmowie. W przypadku podróży biznesowej w ramach możliwości warto odbyć to spotkanie przez telefon.

Rozpoczęcie serii spotkań powinno być poprzedzone zakomunikowaniem pracownikom ich celu i formy.

O czym rozmawiać?

Standardowymi tematami, które warto poruszać z pracownikiem na tym spotkaniu są:

  • zapytaj co by chciał robić w przyszłości,
  • zapytaj o pomysły usprawnień,
  • zapytaj co go frustruje,
  • zapytaj o zadowolenie z pracy w projekcie,
  • zapytaj o problemy i wyzwania z zadaniami,
  • zapytaj o potrzeby szkoleniowe,
  • przekaż pozytywny feedback,
  • przekaż negatywny feedback,
  • zapytaj o feedback o sobie,
  • zapytaj o feedback o firmie.

Oprócz tematów stricte związanych ze środowiskiem pracy, można też rozmawiać na dowolne tematy jak rodzina, pasje, sposób spędzania czasu wolnego, bo dzięki temu pogłębia się relacja menedżera z pracownikiem, zwiększa się zaufanie, pracownik jest bardziej skłonny do rozmawiania o problemach. Trzeba jednak zachować rozsądek i nie przesadzać z ilością czasu spędzonego na tych tematach jeśli widocznie nie przekładają się one na większą efektywność pracy, zwłaszcza dotyczy to firm, które realizują projekty na rzecz zewnętrznych klientów w modelu Fixed-Price.

Kiedy znaleźć na to czas

„Jak ja to pomieszczę w kalendarzu, nie mam na to czasu !!!”. Spotkania 1-1 faktycznie zajmują sporo czasu, ale przeprowadzając je po jakimś czasie okazuje się, że odzyskujemy więcej czasu, niż w nie wkładamy, bo problemy rozwiązywane są w zarodku oraz lepiej rozumiemy silne i słabe strony osób w zespole i trafniej dobieramy im zadania. Przy większych zespołach niż 20 osób warto zidentyfikować podzespoły i liderów oraz zdelegować na nich robienie spotkań one-on-one w podzespołach.

 

Spodobał się artykuł? Udostępnij znajomym.