Management Po Prostu

10 tricków na lepszą produktywność

10 tricków na lepszą produktywność

1. Listy ToDo Pojemność naszej pamięci jest ograniczona, a listy ToDo są efektywnym narzędziem poprawy produktywności poprzez zwalnianie umysłu z konieczności pamiętania o tym co jest do zrobienia. Listy takie najlepiej utrzymywać w różnych programach z funkcją listy ToDo. Można używać list w wersji papierowej, ale ciągła zmiana priorytetów, grupowanie oraz utrzymywanie wielu list może być kłopotliwe. Dobrą praktyką jest regularny przegląd list na przykład każdego dnia rano, kiedy to można zrobić aktualizację priorytetów i zaplanować wykonanie […]

Przeczytaj

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem

Definicje Ryzyko (ang. Risk) – potencjalne przyszłe zdarzenie, które może mieć negatywny wpływ projekt. Czasami można się spotkać z definicją, że jest to zdarzenie zarówno negatywne jak i pozytywne, ale nie jest to zbyt intuicyjne nazywać pozytywne zdarzenie ryzykiem, więc zostaniemy tu przy definicji negatywnej. Problem (ang. Issue) – problem, który wystąpił w projekcie i którym należy się zająć. Różnica między ryzykiem a problemem jest taka, że ryzyko, to zdarzenie przyszłe, które jeszcze nie wystąpiło, a problem już wystąpił. Ryzyko, które wystąpiło, […]

Przeczytaj

Po co robić test osobowości

Po co robić test osobowości

Testy osobowości to testy, które starają się określić profil psychologiczny osoby na podstawie szeregu pytań dotyczących jej preferowanych zachowań w różnych sytuacjach. Nie ma osobowości lepszych lub gorszych, bo każda z nich ma inne mocne i słabe strony, które sprawdzają się inaczej w różnych rolach i sytuacjach. Poniżej kilka powodów dlaczego warto zrobić sobie taki test. Planuj karierę w oparciu o swoje silne strony Znajomość swojego profilu daje menedżerowi informację o jego mocnych stronach. Swoją karierę […]

Przeczytaj

Rentowne kontrakty Fixed Price – checklista W TRAKCIE

Rentowne kontrakty Fixed Price – checklista W TRAKCIE

W projektach IT sposób zarządzania zespołem i projektem ma duży wpływ na rentowność kontraktu Fixed Price nawet w przypadku, gdy sam kontrakt został wyceniony dobrze oraz nie zmaterializowały się ryzyka. Poniższa checklista to lista praktyk, o których warto pamiętać po podpisaniu kontraktu Fixed Price już w trakcie realizacji projektu. Lista ta nie jest wyczerpująca, chociażby nie są w niej uwzględnione praktyki efektywnego zarządzania zespołem projektowym, czego nie da się sprowadzić do jednego czy kilku punktów. 1. Przyrostowe dostarczanie oprogramowania klientowi Kontrakty Fixed Price […]

Przeczytaj

Rentowne kontrakty Fixed Price – checklista PRZED

Rentowne kontrakty Fixed Price – checklista PRZED

Pomimo coraz większej popularności kontraktów Time&Material i metodyk Agile niektórzy klienci wolą pozostać przy kontraktach Fixed Price. Z punktu widzenia dostawcy usług IT na rentowność takich kontraktów ma wpływ wiele czynników i jest bardzo zależne od konkretnego klienta i projektu. Poniższa checklista to zbiór najważniejszych zasad, których stosowanie przed podpisaniem kontraktu powinno pomóc w utrzymaniu rentowności takich projektów. 1. Zaangażuj zespół przewidziany do realizacji projektu w przygotowanie oferty i kontraktu Proces ofertowania usługi klientowi inicjowany jest przez dział handlowy, […]

Przeczytaj

Kontrakt Fixed Price czy Time & Material?

Kontrakt Fixed Price czy Time & Material?

Kontrakt Fixed Price to kontrakt na dostarczenie usługi lub produktu, gdzie z góry określona jest cena, zakres oraz czas trwania projektu. Pomimo tego, że kontrakt z góry definiuje bazowy zakres produktu/usługi, to zmiany zakresu są dość częste zwłaszcza w projektach IT, dlatego też kontrakt określa formalny proces zlecania zmian (change requests). Kontrakt Time&Material to kontrakt, w którym strony ustalają stawki godzinowe za określone zasoby lub stawki za jednostkę materiału, a następnie w regularnych cyklach, np. miesięcznych następuje rozliczenie wykorzystanych zasobów i materiałów […]

Przeczytaj

Szacowanie w projektach IT – część 3

Szacowanie w projektach IT – część 3

Ten wpis jest kontynuacją części 1 i części 2. Oszacowanie projektu o stałym zakresie dla klienta wewnętrznego Projekty o stałym z góry znanym zakresie to projekty prowadzone metodykami kaskadowymi typu Waterfall.  Warto pamiętać, że zakres w tego projektach tylko z nazwy jest stały, bo jakkolwiek dokładna nie byłaby analiza, to zmiana zakresu jest nieunikniona. W tym podejściu biznes przygotowuje opasły dokument z wymaganiami biznesowymi, które są następnie transformowane w specyfikację funkcjonalną i szacowane przez zespół jako całość. Sposób oszacowania jest tu podobny […]

Przeczytaj

Szacowanie w projektach IT – część 2

Szacowanie w projektach IT – część 2

Ten wpis jest kontynuacją tematu o szacowaniu w projektach IT i odnosi się do pojęć wyjaśnionych w części 1. Wyliczanie czasochłonności na podstawie pracochłonności Sposobem, który jest często stosowany do wyliczania czasochłonności jest: Czasochłonność = Pracochłonność / Ilość zasobów. Niestety w takich wyliczeniach ukryte są pewne optymistyczne założenia, które często nie są spełnione. Poniżej lista kilku takich założeń wraz z propozycjami jak podejść dla nich do tematu oszacowania czasochłonności. Założenie 1: Przydzielanie kolejnych osób do zadania skraca czas […]

Przeczytaj

Szacowanie w projektach IT – część 1

Szacowanie w projektach IT – część 1

Estymacja jest to oszacowanie przewidywanej pracochłonności lub czasochłonności wykonania zadań. Bazuje on na prawdopodobieństwie i przewidywaniu przyszłości, więc ze swojej natury jest tylko przybliżeniem rzeczywistości i rzadko kiedy estymaty idealnie trafiają w rzeczywistą wartość. Po co estymujemy? Estymacje są bardzo istotne w kontraktach fixed-price przy świadczeniu usług dla klienta zewnętrznego, gdzie trzeba w miarę trafnie zaplanować potrzebny czas i zasoby. Trafna estymacja pracochłonności i ryzyk jest podstawą rentowności projektu fixed-price. W przypadku projektów dla klienta wewnętrznego często trzeba wykonać […]

Przeczytaj

4 kroki aby usprawnić komunikację e-mailową w firmie

4 kroki aby usprawnić komunikację e-mailową w firmie

Choć e-mail ma mnóstwo zalet i jeszcze długo z nami zostanie, to intuicyjnie czujemy, że komunikacja e-mail w firmach jest mało produktywna. Zgodnie z artykułem Forbes są firmy takie jak Atos, które zmierzyły na grupie testowej 300 swoich pracowników, że 3/4 z nich spędza minimum 1/4 dnia na czytaniu maili. Problem zwłaszcza widoczny jest w dużych korporacjach, w których menedżerowie nie są w stanie na koniec dnia przeczytać i zareagować na wszystkie maile, które do nich dotarły. W takim natłoku informacji mailowej pomijają oni niektóre maile oraz czytają je […]

Przeczytaj

Akronimy do zapamiętania

Akronimy do zapamiętania

Akronim, czyli skrót wyrazu lub wyrażenia, używany jest coraz częściej w nieformalnej mowie pisanej w firmach zwłaszcza w komunikatorach do rozmów grupowych. Jest wiele akronimów uniwersalnych, ale każda branża i specjalizacja ma też mnóstwo swoich specyficznych dla tej branży/specjalizacji. Choć nie sposób znać wszystkie akronimy, to warto znać te podstawowe, by w trakcie rozmowy nie musieć pytać drugiej strony co ona ma na myśli czy nie musieć szukać w internecie właściwego rozwinięcia. Jak ktoś ma anglojęzycznego klienta, to zauważy, że chętnie korzystają oni […]

Przeczytaj

11 nieefektywności komunikacji e-mailowej w firmie

11 nieefektywności  komunikacji e-mailowej w firmie

Komunikacja e-mailowa jest ciągle popularnym sposobem komunikacji w firmach zarówno dla komunikacji wewnątrz firmy jak i z podmiotami zewnętrznymi jak klienci, partnerzy, instytucje. E-mail pierwotnie został stworzony do przesyłania wiadomości tekstowych pomiędzy użytkownikami tego samego komputera, a potem pomiędzy użytkownikami różnych komputerów. Obecnie jego zastosowania są znacznie szersze np. prowadzenie rozmów grupowych, listy mailingowe, newslettery, ankiety, itp. Niestety z komunikacją mailową wiąże się szereg nieefektywności i pracownicy codziennie spędzają dużą ilość czasu na sprawdzaniu poczty, […]

Przeczytaj

Checklista – efektywne spotkania

Checklista – efektywne spotkania

Prowadzenie efektywnych spotkań opiera się na trzymaniu się zestawu dobrych praktyk w trakcie przygotowania spotkania, w trakcie jego prowadzenia oraz po zakończeniu. Aby pamiętać o tych zasadach trzeba je wprowadzić w nawyk, a nawyki najlepiej buduje się powtarzając czynności regularnie i odznaczając ich wykonanie na checkliście (liście kontrolnej). Poniżej jest lista zasad, która może być używana jako checklista, bądź może się znaleźć jako wytyczne w firmowej bazie wiedzy. Lista nie jest wyczerpująca, ale zawiera najważniejsze zasady, których stosowanie z pewnością podniosłoby […]

Przeczytaj

Źródłowe Przyczyny Nieefektywnych Spotkań Firmowych

Źródłowe Przyczyny Nieefektywnych Spotkań Firmowych

Wiedza dotycząca prowadzenia efektywnych spotkań jest powszechnie dostępna w książkach i internecie, jest też poruszana na przeróżnych szkoleniach menedżerskich. Pomimo dużej dostępności tej wiedzy, w dużych firmach i korporacjach spotkania często są źle prowadzone. Źródłowych przyczyn (związanych z procesami firmowymi) takiego stanu rzeczy może być wiele, poniżej wybrałem przykładowe trzy, które wydają mi się być najistotniejsze. Artykuł ten nie opisuje samych zasad i dobrych praktyk prowadzenia spotkań, jest jedynie próbą dotarcia do przyczyn systemowych dlaczego te […]

Przeczytaj

Kanapka feedbackowa

Kanapka feedbackowa

Kanapka feedbackowa jest to sposób przekazywania negatywnej informacji zwrotnej, gdzie najpierw mówimy informację pozytywną (bułka), potem właściwy negatywny feedback (mięso), a na koniec znowu informację pozytywną (bułka). Celem takiego sposobu przekazywania informacji zwrotnej jest utrzymanie poczucia bezpieczeństwa pracownika i jego większa otwartość na feedback. Ciężkostrawna kanapka Typowe błędy w użyciu kanapki: intencją menedżera przekazującego feedback jest wyłącznie przekazanie negatywnej informacji zwrotnej, a nie zarówno pozytywnej jak i negatywnej, informacje pozytywne są zbyt ogólnikowe, informacje […]

Przeczytaj

Jak przekazywać negatywny feedback

Jak przekazywać negatywny feedback

Celem przekazywania osobie negatywnego feedbacku (negatywnej informacji zwrotnej) jest poprawa jej działania w przyszłości. Ewentualna analiza przyczyn niepożądanego zachowania powinna służyć po to, by określić jak należy skorygować działania w przyszłości, a nie po to, by krytykować osobę. Aby negatywny feedback był lepiej odebrany i aby uniknąć reakcji obronnej, potrzebne jest zaufanie i  odpowiednia relacja, którą można zbudować spotkaniami 1-on-1 oraz wcześniejszym regularnym przekazywaniem feedbacku pozytywnego. Informacja zwrotna musi być zwięzła i przekazana bez emocji. Struktura feedbacku Feedback z reguły składa się […]

Przeczytaj

Spotkania One-on-One

Spotkania One-on-One

W badaniu Gallup’a z 2015 wyszło, że 50% ankietowanych w którymś momencie swojej kariery odeszło z pracy z powodu bezpośredniego menedżera, inne badanie Gallup’a wykazało, że menedżer ma wpływ na 70% zaangażowania pracownika. Nie przywiązując się zbytnio do liczb, spotkania 1-on-1 są bardzo wartościowym narzędziem dla menedżera, by zadbać o zadowolenie i zaangażowanie pracowników oraz dobre relacje z nimi. Spotkania 1-on-1 (One-on-One) to regularne spotkania między menedżerem a bezpośrednio mu podległymi pracownikami. Prowadzone są one indywidualnie z każdym z pracowników. Celem tych spotkań jest: zbudowanie głębszej relacji […]

Przeczytaj